futureSAX

Mit ihren Gründungs- und Innovationswettbewerben ist futureSAX seit 1999 die zentrale Anlaufstelle für das Innovationsgeschehen im Freistaat Sachsen. Im Fokus steht darüber hinaus besonders die branchenübergreifende Vernetzung von Innovator/innen aus Wirtschaft und Wissenschaft sowie die Anregung von Kollaborationen und Kooperationen. Dies alles stärkt die Innovationskultur in Sachsen. Dabei unterstützen sachsenweite Formate den zielgruppenübergreifenden Erfahrungsaustausch, stärken den Kapitaltransfer und geben Wachstumsimpulse für zukunftsfähige Innovationen. Dadurch steigt die Effektivität von Innovationsprozessen an.

Schwerpunkt ist die kontinuierliche Betreuung, Weiterentwicklung und Optimierung der Innovationsplattform. Redakteure und Mitarbeiter von futureSAX sollen zukünftig möglichst viele Änderungen an den zahlreichen Wettbewerben und Workflows selbstständig vornehmen können. Priorität hat dabei eine angenehme Nutzererfahrung im Backend und im Frontend der Plattform für alle Benutzer. Neben den futureSAX-Mitarbeitern sind dies die Wettbewerbsteilnehmer, Veranstaltungsbesucher und Juroren. 

Bisher waren die futureSAX-Mitarbeiter mehrfach pro Jahr auf Hilfe der TYPO3-Agentur angewiesen, wenn es darum ging, Gründungs- oder Innovationswettbewerbe auf der Webplattform zu starten oder an den bestehenden Prozessen Änderungen vorzunehmen. Dieser Prozess sollte optimiert werden, sodass Abstimmungsschleifen entfallen und futureSAX selbstständiger arbeiten kann. Gewünscht war, dass Änderungen an den Wettbewerbsformularen zukünftig völlig frei und flexibel von futureSAX selbst vorgenommen werden können.

Im Sommer 2022 begannen daher umfangreiche Umbauarbeiten an den Wettbewerben und allen damit in Zusammenhang stehenden Workflows. Die komplexen aber statischen Bewerbungs- und Bewertungsformulare im TYPO3 sollten komplett flexibel gestaltet werden können, ohne dass zusätzliche Programmierungen erforderlich werden.

Mit dem sehr mächtigen Form-Framework liefert TYPO3 hier bereits eine optimale Grundlage für die individuelle Gestaltung von Formularen. Dennoch reichte die Grundkonfiguration des Form-Frameworks für dieses Projekt noch nicht aus. Um den hohen Ansprüchen an die Komplexität im futureSAX-Projekt gerecht zu werden, erweiterte Netresearch das Framework um viele weitere Formularelemente. So wurden zum Beispiel ein Date-Picker sowie ein Text-Bild-Element integriert, die von futureSAX beliebig in Formulare eingefügt werden können. Weiterhin wurde eine Kategorie-Liste vorkonfiguriert, mit der sich sehr einfach TYPO3-Unterkategorien als Dropdown-Menü in die Formulare einfügen lassen.

Für alle diese neuen Formularelemente gilt, dass sie umfangreich von futureSAX-Mitarbeitern individualisiert und beliebig in bestehende oder neue Formulare eingebaut werden können.

Auch bei den Bewertungsformularen, welche durch eine Jury zur Bewertung der eingereichten Wettbewerbsbeiträge genutzt werden, bestand Optimierungsbedarf. Bisher mussten die Juroren sehr umständlich im Bewertungsformular arbeiten, während sie über einen zweiten Monitor oder in ausgedruckter Form Zugriff auf die Unterlagen des Wettbewerbsteilnehmers hatten. Bei sehr umfangreichen Unterlagen mussten die betreffenden Stellen in den Bewerbungen herausgesucht werden, was sehr zeit- und arbeitsaufwändig war.

Umgesetzt wurde nun für futureSAX eine Lösung, mit der die Jurorinnen und Juroren in einem einzigen Formular zur Bewertung der eingereichten Wettbewerbsbeiträge arbeiten. In diesem sind sowohl die ursprünglichen Fragen und Aufgabenstellungen des Wettbewerbs als auch die zugehörigen Angaben des Teilnehmers dargestellt. Parallel können sie jetzt auf dem gleichen Formular die Bewertung als Juror vornehmen und eintragen. 

futureSAX-Mitarbeiter haben damit eigenständig die Möglichkeit, zwischen den beiden Formularen, dem für Bewerbungen und dem für Bewertungen, zu referenzieren. Die Juroren, deren Aufgabe es ist, zahlreiche Wettbewerbsbeiträge zu bewerten, können auf diese Weise sehr zeitsparend und effektiv arbeiten. Obwohl die Anlage neuer Wettbewerbe eine recht komplexe Aufgabe ist, benötigt futureSAX dafür zukünftig keine direkte Unterstützung der Agentur mehr und kann völlig eigenständig agieren.

Die Anzeige der Bewerbungen im Backend musste nun ebenfalls dynamisch erfolgen, da die Formulare und damit Struktur und Inhalte durch den Nutzer zukünftig beliebig konfiguriert werden können. Um Datensätze im TYPO3-Backend anzuzeigen, benutzt man das TCA, welches sich im TYPO3-Standard statisch die anzuzeigenden Felder aus der Datenbank holt. Hier hat Netresearch angesetzt und die Daten werden nun dynamisch anhand der Formularkonfiguration geladen und im Backend angezeigt.

futureSAX kann mit dem neuen erweiterten form-Framework die Online-Wettbewerbe mit deutlich reduziertem Aufwand abwickeln. Die Arbeit wurde für alle am Antrags-Stellungs- und Bewertungsworkflow beteiligten Personen deutlich vereinfacht. Möglich ist nun die selbständige Erstellung von komplexen dynamischen Formularen durch futureSAX-Mitarbeiter selbst und in viel kürzerer Zeit als zuvor- zukünftig ohne aufwändige Programmierungen durch eine Agentur.  Dem Wunsch, sowohl das Backend als auch das Frontend benutzerfreundlicher zu gestalten, konnten wir in diesem Zuge entsprechen. Die ersten Wettbewerbe laufen bereits problemlos. Nach erfolgreichem Test im Live-Betrieb können weitere Optimierungsschritte im Formular-Workflow geprüft und umgesetzt werden.